La Gestion Électronique des Documents (GED) est une application conçue pour organiser et gérer des informations sous forme de documents électroniques.

Dans ce cours, nous expliquons comment publier une Gestion Électronique des Documents sur un portail privé et comment l'utiliser.

Pour commencer, créez un jeu de données éditable.

Donnez un titre à votre jeu de données, cochez la case pour conserver un historique complet de révision des lignes du jeu de données, puis cliquez sur Continuer.

Pour assurer une cohérence de la visualisation Gestion Électronique des Documents (GED), il est essentiel d'utiliser un schéma commun. Cela permet de standardiser la structure des données et de faciliter leur gestion et leur utilisation.

Pour ce faire, vous devez utiliser le schéma d'un jeu de données existant afin d'initialiser le vôtre. Sélectionnez l'option utiliser le schéma d'un jeu de données existant pour initialiser puis sélectionnez le schéma Schéma applications – Gestion Électronique des Documents (GED). Ensuite, cochez la case Copier le schéma pour appliquer ce modèle préétabli à votre nouveau jeu de données. Cette étape garantit que votre jeu de données sera configuré correctement dès le départ, en suivant les normes et structures déjà définies pour les applications GED.

Votre jeu de données est maintenant prêt et contient 8 colonnes. Faites défiler la page jusqu'à la section Utilisations et cliquez sur Configurer une application.

Dans la liste des applications disponibles sur notre plateforme, sélectionnez GED, ajoutez un titre, puis cliquez sur Enregistrer.

Vous êtes redirigé vers la page de configuration de votre application. Cliquez sur Éditer la configuration dans la section Rendu.

Dans le menu, dans la section Données, assurez-vous que le jeu de données sélectionné est bien celui que vous avez choisi. Cliquez sur Valider pour enregistrer votre application.

Pour intégrer votre application à votre portail, rendez-vous dans la section Partage de la page de configuration de votre application et cliquez sur Portails. Vous pourrez alors sélectionner le portail sur lequel publier votre GED.

Une fois votre application intégrée à votre portail, les visiteurs pourront téléverser des fichiers directement dans votre jeu de données par un simple glisser-déposer.

Le dépôt d'un fichier crée automatiquement une nouvelle ligne dans votre jeu de données.

Dans l'application, vous pouvez créer des dossiers pour organiser les fichiers, ce qui permet aux visiteurs de votre portail de les déposer de manière structurée. Pour créer un dossier, cliquez sur l'icône de dossier en haut à droite de votre écran, entrez un titre, puis cliquez sur le bouton « Créer dossier ».

Pour ajouter un fichier à un dossier spécifique, il vous suffit de cliquer sur le dossier souhaité et d'y déposer le fichier par glisser-déposer.

Si vous souhaitez mettre à jour un fichier que vous avez ajouté, vous pouvez le faire facilement. Cliquez sur l'icône crayon, déposez le nouveau fichier, puis cliquez sur Modifier. Le nombre de révisions sera visible sur la ligne du fichier ainsi que dans votre jeu de données.

Vous pouvez désormais créer une visualisation GED sur Data Fair, l'intégrer sur votre portail et permettre à vos visiteurs de contribuer à vos jeux de données.

Si vous avez des remarques sur ce cours, n'hésitez pas à nous les communiquer.