La gestion électronique des documents (GED) est une application qui vise à organiser et gérer des informations sous forme de documents électroniques.

Dans ce cours, nous expliquons comment publier une gestion électronique des documents sur un portail privé et comment l’utiliser.

Dans un premier temps, il s’agit de créer un jeu de données éditable.

Renseignez un titre pour votre jeu de données, cochez la case pour conserver un historique complet de révision des lignes du jeu de données et cliquez sur continuer.

Nous avons besoin d’utiliser le schéma d’un jeu de données existant pour initialiser celui-ci. Il faut donc sélectionner Schéma applications – Gestion Électronique des Documents (GED) et cocher la case copier le schéma.

Votre jeu de données est prêt et contient 8 colonnes. Descendez la page jusqu’à la partie utilisations et cliquez sur configurer une application.

Parmi la liste d’applications disponibles sur notre plateforme, choisissez GED, ajoutez un titre et cliquez sur enregistrer.

Vous être redirigé sur la page de configuration de votre application. Cliquez sur éditer la configuration dans la partie rendu.

Dans le menu, dans la section données, vérifiez que le jeu de données est bien celui que vous avez sélectionné. Cliquez sur valider pour sauvegarder votre application.

Pour intégrer votre application sur votre portail, allez dans la section partage de la page de configuration de votre application et cliquez sur portails : là, vous pouvez choisir le portail sur lequel publier votre GED.

Une fois que votre application est intégrée à votre portail, vos visiteurs peuvent, par un simple glisser-déposer, téléverser des fichiers pour alimenter votre jeu de données.

Le fichier déposé crée automatiquement une ligne dans votre jeu de données.

Dans l'application, il est possible de créer des dossiers pour classer les fichiers et, ainsi, permettre aux visiteurs de votre portail de les déposer de manière organisée. Pour créer un dossier, cliquez sur l’icône dossier en haut à droite de votre écran, renseignez un titre et cliquez sur le bouton « créer dossier ».

Pour déposer un fichier dans un dossier donné, il suffit de cliquer sur le dossier, puis de déposer le fichier par glisser-déposer.

Si vous souhaitez mettre à jour un fichier que vous avez ajouté, c’est possible. Il suffit de cliquer sur l’icône crayon, déposer le fichier voulu et cliquer sur modifier. Le nombre de révisions sera visible sur la ligne du fichier et dans votre jeu de données.

Vous avez maintenant toutes les informations pour créer une application GED sur la plateforme Koumoul, l'intégrer sur votre portail et permettre à vos visiteurs de contribuer à vos jeux de données.

Si vous avez des remarques sur ce cours, n'hésitez pas à nous contacter pour nous en faire part.